beckyhammon.ru

Пошаговый план, следуя которому вы легко внедрите эту методику продуктивности в свою жизнь, расставите приоритеты и всегда сможете находить время на важные дела.

Автор проекта «Мастер продуктивности».

Все подобные действия я обычно фиксирую либо в «Google Календаре» (встречи и события), либо в Todoist — облачном сервисе, где удобно систематизировать задачи.

Действия в системе могут быть следующих видов.

Список «Когда-нибудь» содержит дела, которые не требуют активных действий сейчас, но которые мы хотели бы выполнить в будущем.

«Следующие действия» — простые задачи, которые состоят из одного действия (позвонить, написать, сходить и так далее). Например, действие «Поменять на колесах зимнюю резину» будет состоять из следующих простых действий: позвонить и записаться в автосервис, запланировать время в календаре, в нужное время подъехать в автосервис.

Этот материал — продолжение статьи «Как навести порядок в делах и всё успевать: полный гид по системе GTD». Сначала стоит ознакомиться именно с ней, так как там подробно разъясняются многие используемые понятия.

Задайте себе вопрос: я действительно должен выполнять это действие? Если есть сомнения, удаляем.

Ниже — пример моего чек-листа с еженедельным обзором. Я сделал его в формате схемы-шпаргалки с последовательностью действий, на которой изображены сервисы/документы, в которые я заглядываю. Вы можете оформить его обычным списком или нарисовать от руки схему, которая вам удобна.

Ещё нужно учесть, что корзин для сбора входящей информации должно быть минимальное количество. В идеале — одна. Тогда её легче всего будет обрабатывать.

Именно поэтому не работают стандартные списки дел, ведь большинство людей зачастую фиксируют только самые важные вещи, а сотни задач, которые не так важны, вообще не учитываются. Но именно такие маленькие задачи, регулярно напоминая о себе, используют значительную часть ресурсов головного мозга и создают дополнительные переживания, которые приводят к усталости и стрессу.

Это могут быть:

Нужно периодически заглядывать в этот список, брать записи и превращать их в цели, над достижением которых вы будете работать.

Когда план на неделю составлен, дальше остаётся действовать. Не допускайте одну из главных ошибок начинающих работать по системе GTD, когда слишком много времени тратится на организацию задач вместо фактического их выполнения.

Такие действия удобно собирать в списки по месту и обстоятельствам (контекстные списки). Может быть список «В магазине», куда вы заносите всё, что вам нужно купить, когда вы будете в магазине, или список «В кресле», в который вы добавите дела и задачи, которые можете выполнять вечером после работы в своём любимом кресле. Или список «шеф-вопросы», куда вы записываете все вопросы, которые у вас возникают к начальнику, чтобы потом решить их все за один раз.

Распечатайте четыре таких чек-листа на месяц. Во время еженедельного обзора берите один из них в руки и вычёркивайте выполненные пункты из списка. Это простое упражнение будет мотивировать вас продолжать проводить такие обзоры.

Чтобы такой обзор проводился регулярно, следуйте этим советам:

В этой статье — пошаговое руководство, как применять GTD в жизни. При написании я придерживался следующих принципов:

«Отложенные действия». Если мы не можем запланировать следующие действия без дополнительного события или информации (например, ждём, пока знакомый пришлёт телефон автосервиса, где можно выгодно заменить шины), такие действия мы заносим в список «Отложенные». По желанию можно поставить напоминание о том, что нужно что-то проконтролировать.

Задайте себе вопрос: это действие займёт больше 2–5 минут? Если нет, сделайте прямо сейчас и освободите голову. Если да, занесите в систему.

Чтобы система работала, необходимо регулярно делать обзор основных задач и проектов, чтобы удалять те, которые уже не актуальны, а новые сортировать по приоритетам и отправлять в работу.

Вот несколько советов, как сделать действия более эффективными.

Такие перечни дел можно структурировать также в виде контекстных списков. Например, сделать список с задачами, которые поручили своему помощнику.

Если действие должны выполнить именно вы, переходим к следующему фильтру.

Проекты я размещаю на карточках Trello. Карточка представляет собой идеальный контейнер для проектов, куда можно поместить:

На этой стадии мы обрабатываем ту информацию, которая находится у нас в корзине «Входящие».Есть три варианта, как мы можем поступить на этой стадии:

Задайте себе вопрос: если это нужно сделать, то это действительно должен выполнить лично я? Если нет, делегируем и указываем ответственного, конечный результат, промежуточные этапы контроля (узловые пункты) и дедлайн.

Нужно собирать абсолютно все дела, даже самые мелкие, тогда наше сознание будет чистым и мы будем действовать максимально продуктивно.

Один из важных принципов системы GTD — это полностью выгрузить из головы все задачи и поместить их в надёжную систему, которая поможет в нужное время вспомнить о важных делах.

«Проекты» — задачи, для выполнения которых требуется больше одного шага. Чтобы проект сдвинулся с мёртвой точки, нужно описать первые шаги по его выполнению и оставить напоминание о нём в надёжной системе. В итоге проект превращается в цепочку простых действий, каждое из которых можно выполнить в ближайшие пять минут и получить результат.

Все действия проходят через следующую воронку.